Статьи и новости

Топ-5 самых важных предновогодних дел для HR-профессионала

Итак, Новый год не за горами, и в суматохе конца года за текущими вопросами подведения итогов, разработки бюджета, подготовки отчетов нужно не забыть выполнить важнейшие дела, до которых, как правило, руки все-таки не доходят.

Я выделила 5 топовых задач, на которые время рекомендую все-таки найти:

Задача №1. Оптимизировать разработку и ведение графика отпусков

Не просто разработать график отпусков и утвердить его к 15 декабря, как требует статья 123 Трудового кодекса, а все-таки в этом году подойти к этому вопросу осознанно и перестроить работу по предоставлению отпусков в следующем году.

В частности — рекомендую:

Утвердить наконец-то свою форму графика и не применять в следующем году ужасную форму Т-7, в частности исключить из графика столбцы «Фактически предоставленный отпуск» и «Перенос: снование, даты». Когда работник сходит фактически в отпуск и куда перенесет – все и так видно в карточке Т-2 раздел 8. Итог: исключение дублирования информации и потерь времени на заполнение лишних сведений в форме Т-7.
Ознакомить всех работников с графиком после его утверждения в декабре, для этого можно либо к графику оформить листы ознакомления, либо внести такие столбцы в сам график, либо, если организация большая, сделать выписки из графика — и пусть знакомят под роспись руководители структурных подразделений. Главное, оформить это так, чтобы работник при подписании ставил дату ознакомления, чтобы можно было в случае инспекционной проверки доказывать, что сроки ознакомления работника были соблюдены.
Сделать график отпусков не так, как хотят работники, и вообще не спрашивать их об этом (закон, кстати, и не требовал этого делать), а так, как нужно работодателю, с учетом взаимозаменяемости работников и производственных условий в течение календарного года.

Задача №2. Организовать ведение документов в следующем году в соответствии с новыми требованиями архивного законодательства

Ознакомиться с новыми правилами организации архивов организации - Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях".

И так как порядок организации документооборота понятен, а именно: какие документы с чем можно вместе подшивать, какие сроки хранения установить, как оформить дела, то также разработать и утвердить номенклатуру дел, до которой редко руки доходили (но теперь это является требованием архивного законодательства). Все нужно сделать на календарный год, так что когда, как не сейчас, этим заняться? В текущем году уже начнется ведение документов, потом исправлять все и переоформлять будет очень сложно.

При этом обязательно обратить внимание, что по результатам инспекционных проверок Минкультуры РФ, который проводит проверки соблюдения архивного законодательства (да, да!), одной из самых распространенных ошибок является некорректная подшивка документы в дела, в частности:

Подшивка приказов по личному составу вместе с приказами по основной деятельности, например, приказы по отпуску по беременности и родам и приказы по отпуску по уходу за ребенком,
Подшивка приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет и сроком хранения 5 лет, например, приказов о предоставлении ежегодного отпуска и приказов о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы,
Некорректное оформление «Личных дел» без соблюдения сроков хранения документов и их видов.

Поэтому уделите время разработке номенклатуры дел и в следующем календарном году документы в вашей организации будут подшиваться в соответствии с требованиями нового архивного законодательства.

Задача №3. Проверить, попала ли Ваша организация под плановую инспекционную проверку в следующем году, и довести до сведения работодателя изменение в ситуации проверок трудового законодательства

Зайти в конце декабря на сайт plan.genproc.gov.ru и проверить, не попала ли ваша организация в план проверок. Обязательно распечатать все сведения, которые выйдут по Вашему запросу, и даже если вас не будет проверять инспекция труда, но будет проверять иной орган, передать эту информацию через руководителя компании в ответственное структурное подразделение.

При этом обязательно подключитесь к подготовке к инспекционной проверке, так как многие инспекционные органы, вроде бы не относящиеся к нам, запрашивают и кадровые документы. Их может запросить и Роскомнадзор, и уже указанный Минкультуры, и Роспотребнадзор, и Ростехнадзор, не говоря уж про военные комиссариаты, проверки ФСС, Пенсионного фонда и др.

А уже если Ваша организация попала в увеличенный на следующий год план проверок инспекции труда, начать активную подготовку надо практически незамедлительно, так как с 1 января 2015 года резко увеличились размеры применяемых административных санкций к работодателям за нарушение трудового законодательства.

Для того, чтобы руководитель Вашей организации поддержал Вас в этой подготовке и понял, насколько Ваше подразделение сейчас относится к «зоне риска», обязательно подготовьте для руководителя подборку всех последних изменений в законодательстве и судебной практике. Оптимально сделать краткую информационную справку для руководителя организации и руководителей крупных структурных подразделений об изменении на рынке соблюдения трудового законодательства.

О чем рекомендуем информировать работодателя:

Что с 1 января 2014 года инспекция труда имеет право проверять договоры гражданско-правового характера и признавать их при проведении проверки трудовыми. Что с 1 января 2016 года вступает в действие закон о запрете заемного труда и внимание к гражданско-правовым договорам значительно усилится с нового года.
Что исходя из судебной практики с августа 2014 года инспектора труда теперь могут применять административные штрафы на каждый отдельный документ и каждого отдельного работника, что привело к тому, что размеры штрафов сейчас иногда измеряются уже несколькими миллионами рублей (конечно, в зависимости от тяжести и системности нарушения).
Что с 1 января 2015 года значительно повысились размеры штрафов в Кодексе РФ об административных правонарушениях, с 50 тысяч рублей до 200 тысяч рублей на юридическое лицо и с 5 тысяч рублей до 40 тысяч рублей на лицо виновное. При этом именно эти повышенные штрафы могут умножаться в случае нахождения отдельных нарушений из области «специальных составов».
Что с нового 2016 года начинается реализация Распоряжения Правительства РФ от 05.06.2015 N 1028-р «Об утверждении Концепции повышения эффективности обеспечения соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (2015 - 2020 годы)», и что исходя из положений этой Концепции в ближайшие 4 года внимание со стороны контролирующих органов в части соблюдения трудового законодательства будет значительно увеличиваться.

Несомненно, понимание зоны риска и важности Вашего подразделения позволит повысить значимость HR-отдела в компании.

Задача №4. Ознакомиться со своим профессиональным стандартом «Специалист в области управления персоналом» и внести в бюджет на обучение получение необходимого образования

А также начать реализацию своего «стратегического 7 уровня».

Все-таки найти время и ознакомиться со своим профессиональным стандартом «Специалиста в области управления персоналом».

Проверить, соответствуете ли Вы и Ваши коллеги по подразделению требованиям этого профессионального стандарта в части образования. Если нет, то срочно включить в бюджет на обучение получение профессиональной переподготовки в следующем году, чтобы до 1 июля 2016 года уже получить диплом.

Для мотивации работодателя, да и себя тоже — ознакомиться с новой статьей 195.3 Трудового кодекса РФ, которая вводится в Трудовой Кодекс с 1 июля 2016 года и устанавливает обязательность установленных в профессиональном стандарте требований к квалификации для всех работодателей, независимо от организационно-правовой формы компании.

Осознать, что данным стандартом нам присвоен высокий 6 уровень высококвалифицированного специалиста или 7 уровень стратегического управленца!

И уже с высоты этого уровня посмотреть на свою работу:

понять, какие функции у Вас не соответствуют этому уровню, и постараться их делегировать «ниже»,
исключить дублирующие функции,
исключить ведение лишних документов, которые по закону не являются обязательными (наш опыт показывает, что до 40% можно оптимизировать ведение кадровых документов без нарушения требований законодательства),
выявить «белые пятна», до которых не доходили руки раньше, но которые несут угрозу работодателю при проведении проверки или в случае конфликта с работниками.

Оптимизация своей работы и работы с кадровыми документами позволит заняться более глобальными стратегическими задачами и, несомненно, повысит Ваш статус в компании!

Задача №5. Сделать что-то для себя и полезное для своего карьерного роста в следующем году.

Работа, работа, работа... пора остановиться и задать себе вопрос, а куда в ближайшее время я хочу прийти? Каких результатов достигнуть? Что хотелось бы улучшить? Как можно сделать шаг в сторону карьерного и финансового роста?

Ответы на все эти вопросы надо обязательно написать на бумаге и держать перед глазами весь следующий год. А для начала уже сейчас выбрать наиболее интересное и полезное для себя событие и уже в этом году начать реализовывать свой карьерный план:

Подписаться на какой-нибудь полезный профессиональный журнал;
Войти в состав рабочей группы по разработке профессионального стандарта, чтобы сделать свой вклад в развитие отрасли;
Пройти тренинг по урегулированию конфликтов (медиации), по переговорам, по навыкам самопрезентации, по внедрению в компании непопулярных решений;
Написать статью по какой-нибудь своей успешной HR-практике и опубликовать в журнале, или в блоге.

Совсем мало времени — и так много всего надо сделать! Но Вы точно справитесь — Вы же теперь 6-7 квалификационный уровень! Уровень стратегических управленцев и высококвалифицированных специалистов, которому надо соответствовать!

Автор: Валентина Митрофанова, superjob.ru

Опубликовано: 11/12/2015

Поделитесь информацией:

Вернуться к списку

Cтатьи