Статьи и новости

KPI в управлении персоналом

Выполнение KPI (ключевых показателей эффективности) — главный критерий оценки результатов работы сотрудника на предприятиях, использующих «западные» системы мотивации работников и расчета переменной части заработной платы. В чем суть «кипиай» и как грамотно их использовать в управлении персоналом?

 

Что такое KPI простыми словами

KPI (расшифровка Key Performance Indicator) — это ключевой индикатор выполнения. Проще говоря, это показатель достижения результата в той или иной деятельности, который возможно оцифровать и измерить.

 

Мотивационная система KPI — в русской версии иногда используют аббревиатуру КПЭ (ключевые показатели эффективности) — индикатор эффективности и успешности выполнения поставленных целей. Задача этой системы — направить действия сотрудников всех подразделений в едином направлении при помощи выполнения конкретных показателей. КПЭ каждого отдельного работника определяет эффективность выполнения его конкретной работы и находит финансовое отражение в его заработной плате, а в общем направлен на решение бизнес-целей всего предприятия.

 

Ключевые параметры можно разделить на два типа:

Оперативные, которые полностью отражают действующую деятельность предприятия и позволяют решать задачи в связи с изменчивыми условиями.

Стратегические, которые отражают работу предприятия за весь период и позволяют вводить коррективы плана на следующий рабочий период.

 

Выделяют следующие виды KPI:

• KPI затрат — иллюстрируют сумму затрат;

• KPI эффективности — характеризуют отношение полученного результата к затратам;

• KPI функционирования — оценивают соответствие какого-либо процесса заданному алгоритму;

• KPI производительности — оценивают отношение результата ко времени, потраченному на его достижение;

• KPI результата — показывают, какой результат получили.

Последний показатель имеет наибольшее значение в управлении персоналом, так как он показывает, каких результатов достигают работники в результате своей трудовой деятельности. Также KPI результата используется при расчете премиальной части зарплаты, если на предприятии установлена соответствующая система оплаты труда.

 

Что такое KPI в зарплате

 

Разрабатывая и внедряя параметры эффективности при оплате труда, необходимо четко понимать, какие цели преследует компания. Эти цели должны иметь конкретные признаки, а для постановки целей необходимо использовать глаголы и цифры.

 

Примеры постановки таких задач:

• увеличить оборот на 20 %;

• занять 5 место по узнаваемости бренда среди производителей данного товара;

• снизить логистические издержки на 15 %;

• увеличить рентабельность продаж на 25 %;

• снизить среднее время обработки заявки до 5 минут;

• повысить количество просмотров сайта на 1000;

• обработать большее количество адресов в единицу времени и т. д.

Любая мотивационная система должна быть направлена на увеличение интереса к работе и качеству реализуемых показателей. Но нужно понимать также, что не все подразделения могут влиять на реализацию бизнес-целей компании. Например, секретарь или бухгалтер. Но и для таких сотрудников можно установить критерии эффективности их работы. Только привязывать их не к общим бизнес-целям, а к реализации целей и задач подразделения.

 

У секретаря это может быть: качество обработки входящей и исходящей документации, скорость ответа на входящие звонки по телефону, а у бухгалтера — время обработки документов или качество взаимодействия в вопросах документооборота с бухгалтерами контрагентов.

 

Внедрение системы KPI предусматривает:

• четко сформулированные цели, стоящие перед бизнесом;

• разработку самого низкого и высокого показателей эффективности;

• правильное распределение полномочий и обязанностей среди сотрудников;

• определение, как и на какие индикаторы для достижения целей влияет каждое подразделение;

• выяснение, на что именно в рамках подразделения может влиять сотрудник компании;

• поиск и формулирование конкретных индикаторов для каждого работника;

• создание нового алгоритма начисления заработной платы с учетом КПЭ.

При внедрении системы KPI целесообразно вначале внедрить ее в качестве пилотного или тестового проекта в одном отделе, чья работа оказывает непосредственное влияние на финансовые показатели фирмы (например в отделе продаж). А потом уже, после исправления возможных ошибок, распространить ее действие на все остальные подразделения. В случае изменения условий внешней рыночной среды или изменения стратегии и целей компании индикаторы KPI обязательно пересматриваются.

 

Важно, чтобы разработкой системы KPI не занимались только сотрудники одного отдела, например отдела персонала. Это должна быть командная работа руководителей всех подразделений, чтобы не ошибиться в определении ключевых параметров. В рамках отдела необходимо разрабатывать систему сверху вниз, т. е. сначала руководителю, а потом уже его подчиненным, чтобы цели и задачи в рамках подразделения были едиными. А не получилось бы, что, например, руководитель отдела должен увеличить продажу низкорентабельных позиций, а менеджеры получают процент от продажи позиций с высокой доходностью. При таких показателях менеджеры вообще не заинтересованы продавать позиции с низкой доходностью, и задачи руководителя будут трудновыполнимы.

 

В правильно построенной системе каждый коэффициент KPI — это четко продуманные и определенные величины.

 

Также очень важно понимать: оклад KPI — что это. У одного сотрудника не должно быть слишком много индикаторов, за которые он отвечает (3-4 — самое оптимальное количество). У каждого показателя должна быть определена его финансовая стоимость, которая будет отражена в зарплате. Также рекомендуется сохранять оклад работника, а мотивационный компонент делать дополнительным, а не частью бывшего оклада.

 

Разработка KPI, правила и принципы внедрения 

• показателей не должно быть много;

• каждый индикатор должен быть измерим;

• затраты (временные и финансовые) на измерение параметра не должны превышать его стоимость.

При внедрении новой системы оплаты труда нужно быть готовыми к сопротивлению со стороны работников. Зачастую сотрудники предполагают, что их хотят лишить зарплаты, а не увеличить их доход, боятся не выполнить новые установленные нормативы и потерять работу совсем. Очень важно объяснить работникам, на что направлена данная разработанная система, каких результатов ожидает от них руководство. И понимать, что цели, определенные руководством, могут оказаться для сотрудников кардинально противоположными тому, что они делали до этого. Особенно трудно привыкают к подобным нововведениям работники «советской закалки», привыкшие к другим системам мотивации и оплаты труда.

 

В целом разработка системы KPI — очень неоднозначная тема для любого руководителя. Этот процесс может оказаться достаточно затратным и болезненным для сотрудников, но при правильном подходе является отличным инструментом мотивации и стимулирования работников к труду.

 

Как оценивать выполнение

 

Оценка выполнения поставленных задач — это важный элемент работы данной мотивационной системы. Нормативы рядовых работников должны быть прозрачными в оценке, чтобы человек сам мог понимать в течение учетного периода, выполняет он их или нет, а не узнавать об этом по факту окончания периода. У руководителей могут быть индикаторы, на определение реализации которых может понадобиться время, например % от рентабельности продаж компании. Но в течение месяца работник должен понимать, в каком направлении он движется, и иметь возможность по другим показателям оценивать свою текущую работу.

 

В крупных компаниях оценка выполнения обычно автоматизирована, и результаты определяются «с кнопки». В небольших компаниях оценкой результатов занимаются либо руководители, либо представители отдела персонала.

На основании выполнения показателей и начисляется премия.

 

Обычно используется следующая формула расчета: Индекс KPI = вес KPI * факт /план (цель) , где:

• вес KPI — вес каждого показателя системы в общей сумме, равной единице. Максимальный вес отдается максимально значимому показателю. Например, основным достижением менеджера по продажам будет являться увеличение суммы продаж;

• план (цель) — плановый результат, которого должен достичь работник;

• факт — фактически достигнутый результат.

Наиболее удобно считать показатели с помощью таблицы следующего вида:

Ключевые идентификаторы	Вес KPI	Цель	Факт	Индекс KPI
KPI 1	0,5	20 %	22 %	0,550
KPI 2	0,25	20 %	17 %	0,212
KPI 3	0,25	20 %	30 %	0,375
Общий вес	1	Коэффициент результативности		1,137

Рассчитав индекс по каждому индикатору, можно сразу увидеть, с выполнением каких именно задач у работника возникли проблемы и как это сказалось на общих итогах его трудовой деятельности за отчетный период.

 

Для определения целесообразности премирования и расчета премиальной составляющей заработной платы используют общий коэффициент результативности, представляющий собой сумму всех индексов. Если он больше единицы, то это свидетельствует о перевыполнении поставленного плана, а значит, работника можно премировать.

 

Такой подход позволяет сделать процесс распределения бонусов более прозрачным и понятным как для работника, так и для руководящего персонала компании, распределяющего премии.

 

Помимо выплаты премии, работника можно поощрить и каким-либо другим образом. Например, предоставить внеплановый выходной, передать ему более перспективный проект, включить в кадровый резерв на вышестоящую должность и пр.

 

Оптимально скомбинировать материальное и нематериальное стимулирование. Именно такая мотивационная система позволит работникам хорошо и эффективно трудиться, а компании — достигать высоких финансовых результатов.

 

Плюсы и минусы системы KPI

 

Плюсы (и, как следствие, достижение целей):

• возможность сотрудника влиять на свою зарплату;

• ответственность работника за свой участок работы и прозрачность задач;

• участие сотрудника в достижении общей цели компании;

• возможность корректировки целей руководителем в процессе работы;

• взаимодействие руководителя с подчиненным в более плотном режиме.

Минусы (и, как следствие, демотивация работника):

• недостижимость выполнения поставленных параметров;

• малая доля каждого индикатора в общем бонусе из-за их большого количества;

• трудозатратность внедрения системы;

• неравномерность решения задач в связи с некорректным определением стоимости нормативов.

Важно также помнить, что KPI это не описание системы премирования, а отражение эффективности сотрудника, отдела, направления, департамента. Да, за выполнение KPI выплачивают премии, но это всегда цель компании, перенесённая частично в цели работника. Например, в салоне приход администратора к 9 утра можно заложить в KPI (иначе ТЦ оштрафует компанию за закрытый салон), а вот на производстве такой показатель бессмысленен. Сотрудник может приходить в 9 и уходить в 18 часов, но объем и качество работы не изменится, а именно объем и качество работы влияет на прибыль.

 

 

Статья написана на основании материалов портала: https://clubtk.ru/chto-takoe-kpi/

Автор: Наталия Зимина, кадровый специалист. 

 

Вернуться к списку